Ожидаемая эффективность от реализации комплексного проекта по разработке и подготовке к сертификации СМК, отвечающей требованиям стандарта ИСО 9001:2000 на малых предприятиях г. Москвы

Н. В. Бобылева, А. В. Галкин, В. С. Егоров, А. Ю. Коваль

Давняя задумка объединения ряда заключенных договоров в единый комплексный и модульный проект, при выполнении которого можно было бы чередовать проведения совместных для всех Заказчиков мероприятий (например, обучение), и индивидуальных для каждого заказника, наконец-то в 2007 году в нашей фирме реализовалась.

Такая возможность создалась с одновременным обращением к нам Заказчиков — малых предприятий г. Москвы — на проведение работ по оказанию им консультационно-методической помощи по разработке и подготовке Систем менеджмента качества, отвечающих требованиям стандартов МС ИСО 9001:2000 и/или ГОСТ Р ИСО 9001—2001¹, которые хотели не только упорядочить и совершенствовать существующие системы, но и реализовать возможность получения от Правительства г. Москвы частичной компенсации затрат на проведение таких работ (распоряжение №29 от 30 марта 2007 года руководителя Департамента поддержки и развития малого предпринимательства г. Москвы).

Еще одной причиной объединения их в единый проект стало требование начала и окончания работ по Договорам примерно в одно время. Ограничение по времени окончания работ по договорам продиктовано тем, что только до конца текущего года организации могут получить указанную компенсацию согласно объявленному Департаментом поддержки и развития малого предпринимательства г. Москвы «конкурсному отбору проектов субъектов малого предпринимательства, производящих товары (работы, услуги), предназначенные для экспорта, для предоставления в 2007 году субсидий в целях компенсации части затрат субъектов малого предпринимательства, связанных с оплатой услуг по выполнению обязательных требований законодательства Российской Федерации и (или) законодательства страны-импортера, являющихся необходимыми для экспорта товаров (работ, услуг), в том числе работ по сертификации или другим формам подтверждения соответствия»².

Сформировавшийся проект условно нами назван «Комплексный проект для малых предприятий г. Москвы.

Основными и главными условиями организации и успешного выполнения Комплексного проекта для малых предприятий г. Москвы были определены так:

• период «стартов» договоров с организациями, участвующими в проекте, не должен превышать 2-х недель;
• планы работ тождественны между собой, то есть отклонения должны быть незначительными и должны только учитывать специфические виды работ в деятельности Заказчика;
• «Заказчик в течение 5 рабочих дней после подписания настоящего Договора назначает из числа руководства ответственного за проведение работ по настоящему Договору, и предоставляет ему необходимые для этого полномочия. Заказчик создает рабочую группу для совместной разработки нормативных документов Системы менеджмента качества и планирует для ее участников необходимое рабочее время» — запись в Договоре;
• основополагающие процедурные нормативно-организационные документы Системы менеджмента качества организаций разрабатывают специалисты НПП «ПИРС-КОНСАЛТ» (по результатам проведенного ознакомления) и с участием представителей Заказчика;
• внедрение разработанного комплекта основных организационно-нормативных документов Системы менеджмента качества осуществляют Заказчики при консультационной поддержке со стороны НПП «ПИРС-КОНСАЛТ».

Как показывает практика, три первых условия являются обязательными для любого проекта аналогичного плана.

В представленном в настоящей статье «Комплексном проекте для малых предприятий г. Москвы» работы по созданию и подготовке Системы менеджмента качества организации к сертификации проводилась согласно Календарному плану, приведенному в Приложении 1. На основании определенных состава и последовательности работ были осуществлены организационные аспекты, показанные на рис. 1.

Организационные аспекты

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить).

Для НПП «ПИРС-КОНСАЛТ», как уже отмечалось выше, этот проект интересен в первую очередь тем, что запланированные работы выполняются для всех организаций одновременно и практически на одной организационно-методической основе, но и также тем, что весь проект, по всей группе организаций, проводится под единым руководством со стороны ведущего специалиста, который планирует и координирует работу всех участников созданной команды.

Далее представлено распределение работ между руководителем проекта и участниками команды со стороны НПП «ПИРС-КОНСАЛТ».

Исполнители проекта НПП «ПИРС-КОНСАЛТ»

Руководитель проекта

• создание команды для выполнения проекта;
• планирование и распределение работ между участниками команды;
• координация работ;
• ведение методической работы;
• контроль за протеканием работ, за их качеством выполнения;
• контроль за соблюдением условий договоров с организациями;
• координация связей команды и организаций;
• предотвращение задержек (расчищение «завалов»);
• полностью отвечает за результаты выполненного проекта.

Участники команды

• проведение запланированных в Календарном плане работ по Договору: ознакомление с организацией, обучение, аудит и пр.;
• разработка документов, как необходимых для организации и выполнения работ (График разработки документации СМК, Программа целевых мероприятий и т. д.), так и сами нормативные документы СМК для организации;
• соблюдение условий договоров с организациями;
• осуществление совместной работы с организаций, в том числе проведение консультаций и отработка необходимых процедур и их апробация;
• отвечает за результаты выполненного договора.

Следует особо отметить, что организации, включенные в «Комплексный проект для малых предприятий г. Москвы», заняты в различных сферах деятельности, производящие продукцию и оказывающие услуги:

• медицина — производство товаров медицинского назначения;
• строительство — выполнение функций Генерального подрядчика;
• машиностроение — производство продукции для автомобилей;
• создание web-сайтов и дизайн — оказание услуг;
• оказания услуг по проведению различных анализов и испытаний качества и безопасности широкого круга изделий и природных объектов, а именно пищевой продукции, посуды, кормов, строительных материалов, игрушек, канцелярских товаров, мебели и других видов изделий, проводить анализы воды, воздуха и почвы.

Фотография иллюстрирует проведение первого этапа осуществления проекта: совместное обучение требованиям стандарта ИСО 9001:2000 и методологии процессного подхода представителей малых предприятий. В нем приняли участие не только организации — участники проекта, но и потенциальные заказчика наших услуг.

В настоящее время проект еще продолжается (находится на стадии завершения), но уже можно подвести некоторые итоги и отметить слабые и сильные стороны.

Основные слабые стороны проекта или риски заключаются в следующем:

• большая зависимость от инициативы и активности участия работников организаций — участников проекта;
• полная занятость работников организаций — участников проекта в производственной деятельности (трудно выделить временной ресурс не то что для разработки документов СМК, но и для прочтения представленных документов).

И это вполне оправдано, если проанализировать особенности функционирования малого и среднего предприятия. Часть из них, основных, приведена ниже.

Особенности функционирования малого/среднего предприятия

• Сильная конкуренция;
• зачастую незначительная «продолжительность жизни»;
• «фирмообразующая» роль руководителя предприятия;
• взаимоувязанная ограниченность всех видов ресурсов — невозможность частого, длительного и совместного обучения сотрудников;
• широкое применение «многостаночного» подхода — многофункциональность и комплексная взаимозаменяемость специалистов-менеджеров;
• расплывчатость понятия «топ-менеджмент» (либо один основной руководитель предприятия (директор), либо практически все работники за исключением тех, кто занят непосредственным выполнением каких-либо конкретных производственных заданий).

Среди сильных сторон, прежде всего, следует отметить такие моменты:

1.  Применение единой методологии ведения работ. Обеспечивается за счет того, что проектом руководит один ведущий эксперт. Несмотря на то, что на фирмах, занимающихся аналогичным нашему консалтингом, существуют корпоративные методики трактовки и реализации требований, установленных в таких стандартах как ИСО 9001, а также применяемых методов ведения консультаций, но все равно можно увидеть отличия работы одного консультанта от другого. Зависит от компетенции, квалификации, профессионализма конкретного консультанта.
2.  Эффективное использование и тем самым сокращение одного из важнейших ресурсов — человеко/дней — от распределения и использования которого зависят факты существования и процветания малых предприятий, которым является и наша фирма. Происходит сокращение ресурсов за счет:
   • уменьшения времени на индивидуальную работу с Заказчиками, которое обычно тратится при традиционной организации работ по договорам, когда весь договор ведет один куратор, за счет проведения совместных мероприятий;
   • новой системы организации разработки нормативных документов, необходимых для функционирования Системы менеджмента качества. НПП «ПИРС-КОНСАЛТ» взяло на себя обязательство осуществить для каждого Заказчика разработку определенного комплекта основополагающих, в том числе обязательных по стандарту ИСО 9001, нормативно — организационных документов Системы менеджмента качества. А это, как известно, составляет примерно 80% всего объема работ по таким договорам. В связи с тем, такой комплект для каждой организации почти идентичен за небольшим исключением, то разработку документации вели по следующим принципам. Шаблоны по шести обязательным документированным процедурам (см. стандарт ИСО 9001) разработал ведущий эксперт — руководитель проекта, как наиболее компетентный специалист фирмы. После определения перечня документации СМК для каждой организации в отдельности и общего ее состава, произвели распределение разработки документации между участниками команды. Каждый из участников команды разработал «свой» набор документов для конкретной организации с учетом ее специфики, а другие участники использовали эти документы как шаблоны для организаций, за работы с которыми являлись ответственными.

«Комплексный проект для малых предприятий г. Москвы» — это наш первый опыт ведения такого комплексного и модульного проекта. И по-нашему мнению опыт вполне удался, который планируется продолжить.

Приложение 1. Календарный план работ

Тема: «Оказание консультационно-методических услуг по разработке и подготовке к сертификации Системы менеджмента качества Организации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000»

Примечания: В графе 3 первой указывается организация ответственная за выполнение работ по этапу, второй — организация, которая участвует в выполнении работ по этапу.

¹ ГОСТ Р ИСО 9001—2001 «Системы менеджмента качества. Требования».

² Более подробная информация представлена на сайте ЗАО «Межрегиональный Центр промышленной субконтактации и партнерства»: www.subcontract.ru.

Статья опубликована в сборнике докладов VI Межрегиональной конференции «Предпринимательство в промышленности: пути развития» 2007 г.